Avant l'audit : ce que vous pouvez préparer
- La liste des outils que vous utilisez au quotidien, même ceux qui vous semblent anodins (tableurs, messagerie, logiciel de facturation).
- Deux ou trois tâches qui vous font perdre du temps, avec leur fréquence approximative.
- Qui fait quoi : les personnes concernées et leur rôle.
- Vos contraintes : outils imposés, règles de protection des données, budgets.
Rien de tout cela n'a besoin d'être parfait. Une approximation suffit pour démarrer.
Pendant l'audit : les questions qu'on doit vous poser
Un prestataire sérieux commence par comprendre, pas par proposer. Il doit vous demander notamment :
- Comment la tâche se déroule aujourd'hui, étape par étape.
- Qui est concerné, et ce qu'il pense du process actuel.
- Ce qui se passe quand ça se passe mal.
- Ce que vous avez déjà essayé.
À la fin : ce que vous devez recevoir
- Une synthèse du fonctionnement actuel et des difficultés observées.
- Des opportunités d'amélioration classées par priorité.
- Une estimation des gains et des coûts, avec des hypothèses explicites que vous pouvez contester.
- Des points de vigilance techniques et organisationnels.
- L'avis honnête du prestataire, y compris sur ce qui ne vaut pas la peine.
Ce compte rendu doit vous appartenir : vous pouvez le mettre en œuvre avec ou sans le prestataire.
Les signaux d'un mauvais audit
- On vous propose un outil avant d'avoir regardé votre activité.
- On vous promet des gains chiffrés sans avoir vu vos process.
- Aucune piste n'est jamais écartée : tout est « une opportunité ».
- Le compte rendu n'est pas utilisable sans acheter la suite.