Le test en trois questions
Pour chaque tâche qui vous agace, répondez à ces trois questions. Une tâche qui coche les trois cases est une bonne candidate.
- À quelle fréquence revient-elle ? Chaque jour ou chaque semaine, c'est bon signe. Trois fois par mois, c'est rarement rentable.
- Combien de temps prend-elle à chaque fois ? Cinq minutes répétées vingt fois pèsent plus qu'une heure faite une fois par mois.
- Que coûte une erreur ? Une ressaisie de facture mal recopiée peut coûter plus cher que le temps passé à la faire.
Calculer le temps réellement perdu
Le calcul est simple : fréquence par mois, multipliée par la durée de chaque occurrence, multipliée par le nombre de personnes concernées. Cela donne un nombre d'heures par mois, que vous pouvez comparer d'une tâche à l'autre.
Les tâches qui se prêtent bien à l'automatisation
- La ressaisie d'une même information dans plusieurs outils.
- Les relances : factures, devis, pièces manquantes, rendez-vous.
- La production de documents à partir de modèles : devis, convocations, attestations.
- Le tri et le classement : e-mails, factures, demandes entrantes.
- Les rapports périodiques construits à la main à partir de plusieurs sources.
Celles qu'il vaut mieux laisser telles quelles
Automatiser n'est pas toujours la bonne réponse. Trois cas où nous vous conseillons de ne rien faire, ou de faire plus simple.
- Les tâches rares : si elle revient trois fois par mois, elle ne se rentabilisera jamais.
- Les cas toujours différents, qui demandent du jugement à chaque fois.
- Les process pas encore stables : automatiser un process bancal le rend bancal plus vite. Mieux vaut d'abord le clarifier.
Commencer petit, mesurer, puis continuer
Choisissez une seule tâche pour démarrer. Notez le temps qu'elle prend aujourd'hui, automatisez-la, puis mesurez à nouveau après un mois. Ce chiffre avant et après est la meilleure preuve pour décider de la suite, et il vous évite de payer pour des gains imaginaires.
C'est exactement la logique de notre audit : repérer les tâches qui comptent, vous dire lesquelles ne valent pas la peine, et classer le reste par gain attendu.